Onderwerp AVG: saai of misschien toch een boeiend onderwerp.

De AVG in de praktijk

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is vanaf 25 mei 2018 van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Deze organisaties moeten zich aan de regels in deze nieuwe verordening houden. Dat geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als in mappen op een plank. Ook deze laatste moeten voortaan veilig worden opgeborgen zonder dat vreemden daar toegang toe hebben.  

Wat mag je wel, en wat mag je niet vastleggen, en wat valt wel, en wat valt niet onder de AVG? Voordat de verordening van kracht ging was er al veel om te doen, want hoe zit het nu precies? Daarnaast, wat mag je aan informatie geven aan vrijwilligers over cliënten. Er werd een “functionaris gegevensbescherming” aangenomen bij mijn organisatie, die ging meekijken naar welke informatie   je wel kunt opslaan, en welke informatie je mag opslaan als je er een omschrijving bij doet met welk doel je dit wil opslaan. En er zijn punten die je niet meer mag vastleggen. Vragen als het waarom, hoe en wat zijn de belangrijkste vragen bij het vastleggen van persoonsgegevens. Welke gegevens ga je vastleggen, en waar ga je deze opslaan?

Denk eerst na of het vastleggen van deze gegevens ook functioneel is.

• Naam en adres zijn van belang als je iemand per post iets wil toesturen. Doe je dit alles digitaal, dan heb je waarschijnlijk voldoende aan het mailadres en het telefoonnummer. Kijk naar de manier waarop je communiceert met de vrijwilligers. Je registreer adresgegevens, omdat je regelmatig een nieuwsbrief per post verstuur. Of je stuurt per post de uitnodiging voor een vrijwilligers-avond. Ga je over op digitaal communiceren kijk dan of de opgeslagen gegevens nog wel nodig zijn. Dan kun je ook het doel van het vastleggen van de informatie helder krijgen.
• Laat de vrijwilliger weten welke gegevens je vastlegt, en waarom je dit doet. De vrijwilliger mag zijn gegevens altijd inkijken om dit aan te laten passen of om de gegevens te  controleren. Vertel dit ook aan de vrijwilliger tijdens je intake- gesprek. Ga je gegevens van een vrijwilliger delen met een collega, vraag dan aan de vrijwilliger of dat mag.
• Je moet goed nadenken over bijzondere gegevens, zoals het geloof, land van herkomst, medische gegevens of lid van een politieke partij, denk daarbij ook aan hinderlijk gedrag of genetische kenmerken. Een vingerafdruk, handomtrek of irisscan zijn ook bijzondere gegevens. Deze mag je niet vastleggen. Wil je hier iets meer over weten dan zal je dit voor iedere inzet opnieuw moeten vragen en kijken of er dan een kans is op een conflict of spanning tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk.
• Weet hoe jouw organisatie omgaat met de opslag van de gegevens en de beveiliging van de opslag daarvan. Wie is er verantwoordelijk, aan wie wordt er informatie vertrekt, welke collega’s kunnen er bij de gegevens uit de database? Hoe is het ICT-systeem beschermd tegen virussen en hacken?  Iedere medewerker die toegang heeft in het administratiesysteem staat ook geregistreerd. Over dit punt is informatie terug te vinden in een verwerkersovereenkomst. 
• Is er een “functionaris gegevensbescherming” in de organisatie, check je eigen administratie een keer samen met deze functionaris. Ik doe dit zelf regelmatig, en dat werkt best verhelderend.
• Mocht er iets mis zijn gegaan en er een kans is dat er een data lek is ontstaan, meld dit bij deze functionaris en bij je ICT-afdeling.  Dan kun je samen op zoek gaan naar een oplossing. Is het binnen 72 uur niet op te lossen, dan moet er een melding gedaan worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens! https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl

Wat willen vrijwilligers weten voordat zij met hun taak van start gaan?

Ik ben met vrijwilligers in gesprek over noodzakelijke informatie per vrijwilligerstaak in de zorgorganisatie waar ik werk. Aanleiding voor het oppakken van het thema “Gegevens delen en de AVG” was door klachten die in de huidige coronatijd binnenkwamen bij de Klachtenfunctionaris, de coördinatoren vrijwillige inzet en bij de medewerkers geestelijke verzorging. Doordat mantelzorgers, bezoekers, en vrijwilligers tijdens de eerste corona-golf niet op bezoek konden komen, stonden zij verder af van hun dierbare, cliënt, maar ook de afdeling. Ze ontvingen geen of weinig informatie over bewoners; of zij ziek waren of niet, of dat er iemand op de afdeling was overleden. Een klacht bij voorbeeld kwam van de familie van een overleden bewoner: ze wisten dat er een vrijwilliger al jaren op bezoek kwam bij hun vader, en nu hun vader was overleden, hadden zij niets gehoord van deze bezoekvrijwilliger. De bezoekvrijwilliger had namelijk geen bericht gehad over het overlijden van zijn maatje. We hebben deze klachten, en ook eigen ervaring over hoe collega medewerkers omgaan met het delen of juist met het niet delen van informatie, besproken met de functionaris gegevens bescherming.

Uitleg van de Functionaris gegevens bescherming:  

Met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de manier waarop gegevens gedeeld worden veranderd. “Dat mag niet van de AVG”, is een regelmatig gehoorde reden van die verandering. De AVG is een kaderwetgeving op basis waarvan de organisatie zelf een beoordeling moet maken of de gegevensdeling binnen die kaders uitgevoerd kan en mag worden.  In het gesprek is naar voren gekomen dat het delen van de gegevens van overledenen niet meer wordt gedaan ‘omdat het niet zou mogen van de AVG’. Juist in de overwegingen (behorend bij de AVG) is opgenomen dat deze niet van toepassing is op overleden personen.

Natuurlijk zijn er nationale wetten waarin geheimhouding van gegevens wordt geregeld, voor bijvoorbeeld het medisch dossier. Het al dan niet mogen delen van gegevens van de overledene is daarom niet zozeer terug te leiden op de AVG maar betreft meer een ethisch vraagstuk, waarin de organisatie een standpunt in kan nemen. In het bepalen van het standpunt is het van belang om het doel én de gegevens zelf helder te krijgen. Verder is het van belang om te bepalen of met het delen van gegevens de privacy van derden (bijvoorbeeld familie) geschaad wordt. In dat geval is de AVG voor de bescherming van de privacy van derden wel van toepassing.

 “De verwerking van persoonsgegevens moet ten dienste van de mens staan. Het recht op bescherming van persoonsgegevens heeft geen absolute gelding, maar moet worden beschouwd in relatie tot de functie ervan in de samenleving en moet conform het evenredigheidsbeginsel tegen andere grondrechten worden afgewogen.”

Zorgplicht en nazorg.

De zorgorganisatie heeft niet alleen een zorgplicht naar bewoners, maar ook naar medewerkers, vrijwilligers en mantelzorgers. Dat betekent dat eenieder op zijn eigen wijze moet kunnen bijdragen, ook als dit gaat om afscheid nemen, herdenken, samen rouwen of elkaar steunen. Lief en leed is heel gewoon om met elkaar te delen.

Gebruik in verband met de AVG ook vooral gezond verstand.

Risico’s

In de taken die vrijwilligers voor de organisatie uitvoeren is het belangrijk dat zij voorzien worden van de juiste gegevens. Als medewerkers vragen: “Wat mag ik vertellen over een bewoner aan een vrijwilliger?”, dan zeg ik altijd, vraag eerst aan de bewoner wat hij belangrijk vindt dat de vrijwilliger weet. Als de bewoner dit zelf goed kan vertellen, dan is een kennismakinggesprek tussen de bewoner en de vrijwilliger veruit de beste start.

Ik ben met vrijwilligers in gesprek gegaan over de noodzakelijk informatie voor het goed uitvoeren van hun vrijwilligerstaak. Vrijwilligers willen informatie over de bewoner met wie zij iets gaan ondernemen. Zij hebben behoefte aan informatie: wie is deze bewoner, een klein beetje over het gezin rondom de bewoner, de woonplaats waar iemand vandaan komt, wat voor werk heeft iemand gedaan. En wat ik heel mooi vind is dat de vrijwilliger aangeeft: ik wil graag horen waar de bewoner blij van wordt. Deze informatie zijn aanknopingspunten om te komen tot een gesprek.

Als de vrijwilliger regelmatig op bezoek komt bij een bewoner, dan kan het zijn dat de vrijwilliger opnieuw vragen krijgt over de bewoner, bijvoorbeeld bij bijzonder gedrag van de bewoner. Dan kunnen er vragen ontstaan over hoe je het beste om kunt gaan met dit gedrag. Dan is de eerste verantwoordelijke verzorgende ( EVV er) de persoon waar de vrijwilliger om informatie kan vragen. De meeste vragen die een vrijwilliger zal stellen, vallen vaak niet onder de AVG maar zijn meer ethische vraagstukken. Dit betekent dat je er met elkaar over in gesprek kunt gaan. Waarom is deze informatie voor het contact tussen de vrijwilliger en de bewoner van belang. In een vrijwilligersovereenkomst staat ook een sectie over geheimhouding, waar de vrijwilliger zijn handtekening onder heeft gezet. Je zou er dus vanuit kunnen gaan dat vrijwilligers goed omgaan met de informatie die zij krijgen.

Een voorbeeld: Een bewoner gaat voor controle-onderzoek naar het ziekenhuis. De vrijwillige chauffeur, die op de bus rijdt, gaat met deze bewoner mee. Het is daarom van belang dat de vrijwilliger iets meer weet over de bewoner die meegaat. Is de bewoner gespannen voor deze afspraak? Wat wordt er van de vrijwilliger verwacht bij het ziekenhuis, gaat de vrijwilliger mee naar binnen, gaat hij ook mee de spreekkamer in, is de vrijwilliger de persoon die de informatie van de arts terugkoppelt aan de medewerker? Het is ook handig dat de vrijwilliger weet of de bewoner zelfstandig naar het toilet kan, of dat het mogelijk is om na de afspraak samen koffie te drinken. Dit soort informatie zorgt ervoor dat de vrijwilliger goed voorbereid aan zijn taak kan beginnen. 

Het is belangrijk dat je goed omgaat met persoonsgegevens, dat je dat opslaat dat echt noodzakelijk is. Ga je meer gegevens opslaan wat is dan het doel dat je deze gegevens vastlegt. Vertel de vrijwilliger dat je dit doet en geef aan dat de vrijwilliger altijd inzage heeft in de gegevens die je hebt vastgelegd.

De vrijwilliger is betrokken bij een of meerdere bewoners, om zijn taak goed uit te kunnen voeren heeft de vrijwilliger informatie nodig van de bewoner. Kan de bewoner dit zelf vertellen dan is een kennismaking tussen de vrijwilliger en de bewoner voldoende. Vertoont de bewoner bijzonder gedrag en verteld hij hier zelf niet over dan is het handig dat de eerste verantwoordelijke verzorgende goede uitleg geeft aan de vrijwilliger. De vrijwilliger mag ook naar goede tips vragen. Er is door de notitie over de noodzakelijke informatie voor vrijwilligers, duidelijkheid voor de medewerkers welke informatie er gedeeld kan worden met de vrijwilliger, zodat die zijn taak goed en zonder risico kan uitvoeren.