“Vrijwillig Leerhuis” in ontwikkeling

Overzicht op de instroom

Al een aantal jaar probeer ik als coördinator vrijwillige inzet bij Atlant, overzicht te houden op de instroom van vrijwilligers “voor een bepaalde tijd”. Ofwel, overzicht over kortdurend vrijwilligerswerk. Dit blijkt erg lastig te zijn. Het gaat hier over de jongeren die komen voor een maatschappelijke stage (MAS) Maatschappelijke Dienst Tijd (MDT), jongeren voor een oriënterende stage, jongeren vanuit speciaal onderwijs, of vanuit de internationale schakelklas. Daarnaast zijn er mensen die d.m.v. vrijwilligerswerk de taal willen leren, of die zich oriënteren op werk in de zorgsector.

De instroom van de MAS ging via de afdeling ‘Opleidingen”, de anderen stroomden in via ‘Vrijwilligerswerk’.

Creatieve aanmelders

Het blijkt dat mensen heel creatief zijn, zo melden sommigen zich via de officiële weg, terwijl anderen een andere ingang vinden. Ze bellen naar een locatie, of regelen een plekje via hun moeder die toevallig bij ons werkt. HBO-leerlingen komen regelmatig binnen via de manager van een afdeling of een locatie. 

Voor al deze vrijwilligers willen we graag een goede plek vinden met de juiste begeleiding. En hier begint dan voor de coördinatoren vrijwillige inzet en de opleidingsfunctionarissen, het probleem. Want kom ik met iemand op een plekje van de MAS, dan blijkt deze alweer bezet te zijn. Of we hebben een kandidaat die wat extra begeleiding nodig heeft, terwijl er al een leerling actief is en dan is er dus geen mogelijkheid voor extra begeleiding. Kortom; er is een hele mooie stroom van aanmeldingen maar het op een goede manier matchen kan wel eens lastig zijn. Hebben wij voor deze enorme instroom ook voldoende begeleidingsmogelijkheden in onze organisatie?

Instroom anders regelen

Om meer overzicht te krijgen op de instroom en waar we iemand plaatsen, willen we graag één aanmeldplek. De coördinatoren vrijwillige inzet en opleidingsfunctionarissen gaan voor deze instroom, plaatsing en begeleiding samenwerken.

Als werktitel hebben we het “Vrijwillig Leerhuis” gekozen. De deelnemers in dit Vrijwillig Leerhuis zijn vrijwilligers en komen als tegenprestatie kennis halen. Alle leerlingen mét leeropdrachten vallen onder de afdeling opleidingen, de leerlingen zonder opdrachten vallen onder vrijwilligerswerk. Ik hoor jullie denken: “Heb je nu leerlingen voor een oriënterende stage? Dan zitten daar ook leeropdrachten bij.” Dan kijken we of de opleidingsfunctionaris een aantal begeleidingsmomenten kan inplannen voor de check op de opdrachten. De coördinator vrijwillige inzet begeleidt dan de plaatsing en het contact met de deelnemer en de begeleiders op de werkvloer.

Wie helpen er bij de opzet

Voor de opzet van het Vrijwillig Leerhuis heb ik een vacature geplaatst op de website van de Vrijwilligerscentrale. Hier hebben twee vrijwilligers gereageerd: Vrijwilliger H. is directeur bij een welzijnsorganisatie geweest en helpt mee met het uitdenken en vormgeven van het Vrijwillig Leerhuis. Vrijwilliger F. verzorgt de opzet en indeling van de administratie, omdat hij hier veel ervaring in heeft. Daarnaast is er nog een vrijwilligster R., zij ondersteunt in de begeleiding van deelnemers. Voor de begeleiding van deelnemers doe ik ook een beroep op medewerkers die gaan re-integreren of die aangemeld zijn bij het mobiliteitscentrum. Het is heel erg fijn om ondersteuning te krijgen van vrijwilligers bij het uitdenken van dit traject en het is prettig dat er extra mensen zijn die ondersteunen bij de begeleiding.

Door de samenwerking tussen vrijwilligerswerk en opleiding is er voor de deelnemer meer continuïteit in de begeleiding. Ze kunnen terecht bij de coördinator vrijwillige inzet, of bij de opleidingsfunctionaris. Daarnaast krijgen ze begeleiding op de werkplek waar zij actief zijn. Dit gebeurt dan vaak door zorgmedewerkers die deze rol op de werkvloer hebben. Een deelnemer heeft te maken met wisselende begeleiders dan is het prettig dat er twee vaste personen op de locatie zijn die ze kunnen aanspreken. Ook wij een beroep doen op de vrijwilligers of de mensen die aansluiten via het mobiliteitscentrum voor de begeleiding. Dit ontlast de zorgmedewerker op de werkvloer.

Waar gaan we het Vrijwillig Leerhuis positioneren

Na het overleg met het management hebben zij geadviseerd om het Vrijwillig Leerhuis mee te nemen in de plannen van de Academie van de organisatie. Dit is ook nieuw, wij denken dat dit een goede plek is. Want we willen ook de deelnemers scholing aan kunnen bieden zodat zij ook hun eigen doelen kunnen halen, namelijk kennis en ervaring opdoen.

Stand van zaken nu

De eerste 17 deelnemers hebben zich aangemeld waarvan 15 eerstejaars leerlingen verpleegkundigen MBO-niveau 4. Een MAS leerling en een leerling voor een Lintstage. Daarnaast zijn er twee scholen die contact hebben gezocht om vaste afspraken te maken met ons. Ik zoek nu nog een MBO-, of HBO-stagiaire HR, die komend schooljaar mee gaat helpen met het kennismaken, klussen ophalen, matchen, plaatsen, administratie bijhouden en het regelen van scholing of training waar dat nodig is.

We komen zodoende in een soort van vliegende start: we denken uit, proberen wat we bedacht hebben uit en voeren ook uit en hebben we dit jaar ondersteuning nodig, dan zijn daar ook nog financiën voor beschikbaar. De mensen die nu betrokken zijn bij het Vrijwillig Leerhuis zijn ervan overtuigd dat deze manier van aanpak de deelnemers langer aan de organisatie kan binden.

Ik zie het een beetje zoals bij de brandweer. Starten bij de jeugdbrandweer, dan kun je als vrijwilliger actief zijn bij de brandweer, of zelfs als beroepskracht. De vergelijking met de zorg is dan: je doet hier je MAS of je MDT-traject, daarna ben je welkom als vakantiekracht, als stagiair/leerling, en dan zien we je graag als collega.